Branchen mit Registrierkassenpflicht – Welche sind betroffen?

Orange Tore mit Radfahrer

Branchen mit Registrierkassenpflicht - welche sind betroffen?

Da es in Deutschland keine Registrierkassenpflicht gibt, ist grundsätzlich keine Branche betroffen. Allerdings musst du trotz fehlender Registrierkassenpflicht verschiedene Vorschriften beachten, wenn du eine Registrierkasse oder offene Ladenkasse verwendest.

Welche Gesetze zum Thema "Registrierkassen" und "Registrierkassenpflicht" gibt es in Deutschland?

Obwohl es keine Registrierkassenpflicht gibt, musst du einige Regeln beachten, wenn du eine elektronische Registrierkasse in Betrieb nimmst. Dazu gehören:
  • Einzeldaten müssen 10 Jahre lang gespeichert werden.
  • Kassenversicherungsordnung (KassenSichV): Die Registrierkasse muss fälschungssicher sein, zertifizierte Systeme werden vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) ausgegeben.
  • Jede neu gekaufte Registrierkasse muss dem Finanzamt gemeldet werden – spätestens einen Monat nach Inbetriebnahme.
  • Für jede Transaktion muss ein Beleg in Papierform oder elektronisch ausgegeben werden – unabhängig davon, ob dein Kunde diesen wünscht oder nicht.

Nur bei der Belegpflicht können Erleichterungen in Härtefällen beantragt werden.

Wie lauten die Strafen, falls du keine Registrierkasse oder ein gesetzeskonformes Kassensystem verwendest?

Seit dem 1. Januar 2018 werden offene Ladenkassen und elektronische Registrierkassen unangemeldet überprüft. Wenn die Prüfer bei der Kassen-Nachschau Ordnungswidrigkeiten entdecken, können bis zu 25.000 € Strafe drohen. Darüber hinaus können sie eine anschließende Außenprüfung deines gesamten Betriebes vornehmen. Führe dein Kassensystem deshalb immer sorgfältig.

Betreiber von offenen Ladenkassen müssen zusätzlich Kassensturz-Protokolle anfertigen. Sind diese unvollständig oder können die Kassenstürze nicht durchgeführt werden, nimmt das Finanzamt im Regelfall eine Umsatzhinzuschätzung vor. In diesem Fall drohen hohe Steuernachzahlungen.

Ist eine offene Ladenkasse ebenso zulässig?

Offene Ladenkassen sind in Deutschland zulässig, da es keine Pflicht gibt, eine elektronische Registrierkasse zu verwenden. Vorschriften beachtest du am besten aber auch dann, wenn du eine offene Ladenkasse verwendest (z. B. muss hier ein Kassenbericht angefertigt werden).

Nach §146 Abs. 1 AO musst du deine Bargeldeinnahmen und -ausgaben täglich zählen: Hierzu gehören sowohl die Anfangs- und Endbestände in der Kasse als auch die Anzahl der Münzen und Scheine. Diese werden in einem Kassensturz-Protokoll niedergeschrieben und unterzeichnet. Am besten schreibst du deine Protokolle handschriftlich, da diese nachträglich nicht mehr veränderbar sein dürfen. Aus diesem Grund bekommt jedes Protokoll auch eine fortlaufende, einzigartige Nummer. Die einzelnen Kassensturz-Protokolle müssen 10 Jahre lang aufbewahrt werden.

Wie die elektronischen Registrierkassen unterliegen auch offene Ladenkassen der Belegausgabepflicht: Diese müssen elektronisch oder in Papierform ausgestellt werden. Ob dein Kunde einen Beleg möchte, ist nebensächlich. Mitnehmen muss er ihn aber nicht: Wichtig ist nur, dass der Beleg ausgegeben wurde.

Wie ist die Situation, wenn du aktuell eine Registrierkasse verwendest?

Seit dem 1. Januar 2020 sind neue Vorschriften in Kraft getreten, die die bisherigen ergänzen: Jede neu angeschaffte elektronische Registrierkasse muss über eine technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügen. Für alte Kassen gilt eine Übergangsregelung:

Registrierkassen, die zwischen dem 25.11.2010 und dem 01.01.2020 angeschafft wurden, können noch bis zum 31.12.2022 verwendet werden. Allerdings müssen diese Kassen alle anderen Vorschriften erfüllen, insbesondere die Belegausgabepflicht und die 10-jährige Datenspeicherung.

Jede TSE besitzt eine eindeutige Signatur, die auf die Belege gedruckt wird. Zusätzlich wird jede Transaktion in einem separaten Journal gespeichert. Dieses kann jederzeit vom Finanzamt geprüft werden, z. B. im Zuge der unangemeldeten Kassen-Nachschau.

 

Deshalb solltest du beim Kauf deiner elektronischen Registrierkassen auf das TSE-Zertifikat des BSIs achten. Dieses zeichnet TSE-Lösungen aus, die alle Anforderungen des Fälschungsschutzes erfüllen. TSE-Lösungen gibt es in Form von Clouds, als externe Speicher oder als Lan-Hubs, die mit verschiedenen Betriebssystemen kompatibel sind.

Hardwarelösungen müssen ca. alle 3 bis 5 Jahre ausgetauscht werden, die Kosten liegen jeweils zwischen 250 und 300 €. Cloud-Lösungen dagegen werden regelmäßig aktualisiert: Ein Austausch ist nicht nötig. Für diesen Service zahlst du eine monatliche Gebühr von durchschnittlich 12 €.

Was kann passieren, falls du keine Registrierkasse verwendest?

Für alle Unternehmer gilt die Aufzeichnungspflicht aus Bareinnahmen. Verwende am besten eine elektronische Registrierkasse oder eine offene Ladenkasse, wenn du einen barintensiven Betrieb führst oder eine Bilanzierung aufstellen musst.
 
Der Grund: Du könntest dich sonst strafbar machen. So kommt es ggf. zu hohen Steuernachzahlungen.

Andere Berufsgruppen wie z. B. Freiberufler können ohne Kassensystem ihre Einnahmen und Ausgaben mittels Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) aufzeichnen, allerdings gilt auch bei ihnen die grundsätzliche Aufzeichnungspflicht.

Abgesehen von der gesetzlichen Situation, welche Vorteile hat der Einsatz einer Registrierkasse?

Der Einsatz einer Registrierkasse kann dir deinen unternehmerischen Alltag drastisch erleichtern, da eine Registrierkasse einige Vorteile bringen kann. Zum Beispiel:

  • Sicherstellung, dass du gesetzeskonforme Belege erstellst,
  • automatisch generierte Umsatzübersichten und Kassenberichte,
  • Echtzeitbewertung, wie sich dein Unternehmen im Vergleich zu anderen Perioden (zum Beispiel dem Vorjahr) entwickelt,
  • eventuell eine automatische Datenübermittlung an deinen Steuerberater und oder eine Buchhaltungssoftware (zum Beispiel: DATEV Kassenarchiv online).

Die obrigen Vorteile sind Auszüge.

Du willst wissen, welche Registrierkasse die optimale für dich ist? Dann findest du hier einen idealen Vergleich , bei dem du alle entscheidenden Punkte auf einmal siehst.

Österreich: Wie sieht die Situation hinsichtlich der Registrierkassenpflicht aus?

Branchen mit Registrierkassenpflicht – eines der vermutlich heikelsten Themen im Unternehmertum! Wenn du wissen willst, welche Branche betroffen ist – oder ob es auch eventuell dich trifft, dann findest du hier einen Überblick darüber!

 

Du interessierst dich für das Thema Registrierkassenpflicht und weißt nicht genau, ob deine Branche auch von deren Richtlinien betroffen ist? Hier haben wir für dich alle wichtigen Details zum Thema Branchen mit Registrierkassenpflicht zusammengestellt.

smiling female in coffeeshop

Branchen mit Registrierkassenpflicht: Gibt es Ausnahmen?

Die Registrierkassenpflicht in Österreich gilt für alle Branchen, die aktuell mehr als 15.000 € Umsatz pro Jahr erwirtschaften. Davon müssen mehr als 7.500 € Bareinnahmen sein. Liegst du also bei 20.000 € Umsatz pro Jahr, die Bareinnahmen fallen aber deutlich geringer als 7.500 € pro Jahr aus, bis du von der Registrierkassenpflicht nicht betroffen.

Diese Regelung zur Registrierkassenpflicht umfasst verschiedene Branchen, zum Beispiel die Gastronomiebranche, den Einzelhandel, aber auch das Dienstleistungsgewerbe. Es gibt jedoch einige Ausnahmen für bestimmte Unternehmen, die unter die sogenannte Kalte-Hände-Regel fallen.

Diese legt fest, dass alle Umsätze, die außerhalb von festen Geschäftsräumen eingenommen werden, nicht unter die Registrierkassenpflicht fallen. Wird hier allerdings der jährliche Grenzbetrag von 30.000 € netto überschritten, gilt auch für diese Unternehmen die Registrierkassenpflicht.

Kalte-Hände-Regel: Wen betrifft diese Regelung?

Die sogenannte Kalte-Hände-Regel betrifft alle kleinen Unternehmen, die unterhalb des jährlichen Grenzbetrages beim Nettoumsatz liegen und ihre Umsätze vorwiegend auf öffentlichen Plätzen und Straßen oder beim Kunden zu Hause erwirtschaften. Das sind zum Beispiel Friseure, Masseure, mobile Marktstandbesitzer oder Therapeuten und Hebammen, die vorwiegend unterwegs Umsätze erzielen und ihre Kunden nicht in festen Geschäftsräumen empfangen. Liegt der Umsatz allerdings über der 30.000 € Grenze sind auch diese Berufsgruppen verpflichtet, ihre Umsätze in eine Registrierkasse einzugeben.

Eine gute Möglichkeit sind da mobile Registrierkassen, die zum Beispiel auf dem Smartphone oder Tablet bedient werden können. In Verbindung mit einem mobilen, handlichen Drucker können hier auch Belege unterwegs direkt beim Kunden ausgestellt werden.

 

Alternativ können die Umsätze aber auch mit der Hand aufgezeichnet werden, zum Beispiel als Papierbeleg mit einer Rechnung mit fortlaufender Nummerierung. Später werden diese dann in ein Kassensystem, zum Beispiel im Geschäftsbüro, eingegeben. Diese Methode ist natürlich deutlich aufwendiger, als alle Umsätze gleich in eine mobile Registrierkasse einzupflegen.

Vereine, Körperschaften öffentlichen Rechts und politische Parteien

Für Vereine und Körperschaften öffentlichen Rechts gelten ebenfalls Aufnahmen, zum Beispiel für Festlichkeiten, die in einem Umfang von bis zu 72 Stunden pro Jahr von der Registrierkassenpflicht ausgenommen sind.

Politische Parteien unterliegen ebenfalls nicht der Registrierkassenpflicht. Deren Feste dürfen allerdings das ortsübliche Ausmaß sowie einen maximalen Jahresumsatz von 15.000 € nicht überschreiten. Die erwirtschafteten Gewinne müssen zudem entweder für parteipolitische oder gemeinnützige Zwecke verwendet werden.

Für Vereinskantinen, zum Beispiel von Sportvereinen, gilt ebenfalls keine Registrierkassenpflicht, sofern diese unterhalb der Umsatzgrenze von 30.000 € bleiben und an maximal 52 Tagen pro Jahr geöffnet haben.

Ebenfalls ausgenommen von der Registrierkassenpflicht sind alle Ski- und Berghüttenbetreiber, sofern hier die 30.000 Euro-Grenze beim jährlichen Umsatz nicht überschritten wird.

Wie müssen Barumsätze aufgezeichnet werden?

Bareinnahmen müssen jeweils einzeln dokumentiert werden. Dazu eignet sich ein Kassenblock mit fortlaufender Nummer aber auch eine einfache mobile Registrierkasse. In Österreich muss in jedem Fall ein Beleg für den Kunden ausgestellt werden, für Deutschland gilt die Regel bisher noch nicht.

Folgende Angaben müssen auf diesem Beleg zu finden sein:

  • Firmenname
  • Datum des Umsatzes
  • Fortlaufende (Rechnungs-)Nummer
  • Menge und Produktbezeichnung
  • Betrag
  • Bei elektronischen Kassen zusätzlich: Datum und Uhrzeit, Kassenidentifikationsnummer, Barbetrag (aufgeteilt nach den verschiedenen Steuersätzen), maschinenlesbarer Code
einfache kassensysteme

Sorge für mehr Einfachheit – mit dem richtigen Kassensystem

Hast du schon mal ernsthaft darüber nachgedacht, dir ein hochwertiges, innovatives Kassensystem anzuschaffen? Wir empfehlen dir in jedem Fall mal unsere Suchmaschine. Hier kannst du einfach und schnell herausfinden, welches Kassensystem für dein Unternehmen am besten geeignet ist.

Aber was ist der Vorteil von innovativen Kassensystemen? Nun, grundlegend gibt es etliche Vorteile. Denn Kassensysteme sind in der Lage, dir eine Menge Arbeit abzunehmen und tragen so dazu bei, dass du mehr Zeit für die wichtigen Dinge im Leben hast.

Du hast weitere Fragen zum Zählprotokoll oder willst einfach etwas mehr über die Möglichkeiten eines neuen Kassensystems erfahren? Auf unserem Blog findest du etliche spannende Themen, die dir dabei helfen, sicher und vor allem ordnungsgemäß vorzugehen.

Clevere Unternehmer investieren in ein innovatives Kassensystem

Eines steht fest: Als Unternehmer haftest immer du selbst. Auch bei Dingen, die versehentlich passiert sind. Investiere daher frühzeitig in ein zuverlässiges Kassensystem und achte zusätzlich darauf, dass der Support erstklassig ist.

 

Glücklicherweise gibt es am Markt mittlerweile viele Kassensystem-Hersteller, die einen großartigen Service bieten und ihre Systeme regelmäßig kostenlos aktualisieren.

Tatsächlich bieten manche Anbieter ihre Kassensysteme komplett kostenlos an. Wenn du dir also noch nicht zu 100 % sicher bist, ob ein neues Kassensystem wirklich das richtige für dich und dein Unternehmen ist, solltest du dir diese Angebote einfach mal anschauen.

Fazit

Durch die richtige Wahl deines Kassensystems kannst du dir viel Ärger und Aufwand sparen. Schau dir also am besten mal unsere anderen Beiträge zum Thema Kassensysteme an oder nutze unsere Suchmaschine, um das Kassensystem zu finden, was perfekt zu dir und deinem Unternehmen passt.

 

Du suchst nun nach einem Kassensystem, welches dir das protokollieren erleichtert? Mithilfe unserer Suchmaschine wirst du bestimmt fündig!

Kassensysteme der Zukunft