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Ordnungsgemäßer Z-Bon: darauf kommt es an!

Mit dem Inkrafttreten der „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (kurz GoBD) und somit auch der Registrierkassenpflicht seit dem 1.1.2017 gibt es einige Anforderungen an die Kasse. So muss sie beispielsweise manipulationssichere Daten zur Verfügung stellen und einen ordnungsgemäßen Z-Bon ausdrucken können.  Aber was genau ist ein Z-Bon  und was muss er enthalten, damit er ordnungsgemäß ist?

 

Was ist ein ordnungsgemäßer Z-Bon?

Der Z-Bon wird auch als Kassenabschlussbeleg oder Tagesendsummenbon bezeichnet.  Es ist also sozusagen eine Quittung, auf der die Daten der täglichen Kassenabschlüsse ersichtlich sind. Beim Kassenabschluss wird das Geld in der Kasse gezählt und die Angaben zu den einzelnen Scheinen und Münzen werden in der Registrierkasse eingetragen. Aufgrund dieser Angaben wird die Kasse abgerechnet, der Tagesspeicher auf null gesetzt und der Z-Bon erstellt.

 

Welche Angaben muss ein ordnungsgemäßer Z-Bon ausweisen?

Ein ordnungsgemäßer Z-Bon muss  folgende Angaben ausweisen:

  • Name des Kasseninhabers (also des Geschäfts oder Unternehmens)
  • Tagesdatum und Uhrzeit des Ausdrucks des Z-Bons
  • Eine fortlaufende Z-Bon-Nummer, die vom automatisch vom System vergeben wird
  • Bruttoeinnahmen des Tages pro Umsatzsteuer-Satz
  • Stornobuchungen, Preisnachlässe, Retouren und Entnahmen
  • EC-Cash oder Card-Zahlungsverkehr
  • Ausdruck des Nullstellungszähler (Tagesspeicher muss beim Kassenabschluss immer auf null gesetzt werden)

Nicht ordnungsgemäß wäre ein Z-Bon, auf dem eine dieser Angaben fehlt oder der manuell bearbeitet wurde. Außerdem ist es nicht erlaubt, die Umsätze nur periodisch in der Registrierkasse abzurufen, auch wenn dies technisch möglich ist. Die Z-Bonabrechung muss wirklich täglich erstellt werden, was durch die fortlaufende und lückenlose Nummerierung sichergestellt wird.

Falls es deine Kasse erlaubt,  darf hingegen der Z-Bon nachträglich neu ausgedruckt werden, sofern sich die ursprünglichen Angaben nicht verändern, d.h. auch das Datum und die Uhrzeit müssen mit dem Originaldokument übereinstimmen.

 

Wozu dient ein Z-Bon?

Der Z-Bon ist nicht nur eine Anforderung des Finanzamts, sondern dient auch als Grundlage für die Kassenführung und erleichtert dir diese gleichzeitig, da du die Angaben ganz einfach ins Kassenbuch übertragen darfst.

Falls dein Unternehmen also aufgrund seiner Rechtsform (Gesellschaft) oder seines Gewinn (über € 60.000) und/oder Umsatz (über € 600.000) zur Führung eines Kassenbuchs verpflichtet ist, können die Gesamtsummen aus dem Z-Bon direkt ins Kassenbuch übertragen werden. Der Z-Bon muss zusätzlich zum Kassenbuch aufbewahrt werden und ist im Falle einer Prüfung dem Finanzamt vorzuweisen.

Falls dein Business nicht in die obengenannte Kategorie gehört und du anstelle eines Kassenbuchs nur Kassenberichte erstellen musst, dann gehört jeder  Z-Bon in den Buchhaltungsordner und zwar zusammen mit dem entsprechenden Kassenbericht. Auch hier darf das Finanzamt die Kassenführung jederzeit ohne Voranmeldung überprüfen, es ist also von Vorteil, alles gleich zur Hand zu haben.

 

Zusammenfassung: ordnungsgemäßer Z-Bon

Zum Z-Bon musst du dir eigentlich nur ein paar wenige Dinge merken, alles andere erledigt deine Kasse selbst:

  • Der Z-Bon ist ein Kassenabschlussbeleg, den die Kasse aufgrund der Eingaben beim Kassenabschluss erstellt
  • Der Z-Bon muss täglich beim Kassenabschluss erstellt werden und mit den übrigen Unterlagen, die die Kassenführung dokumentieren, abgelegt und aufbewahrt werden
  • Ein ordnungsgemäße Z-Bon muss den Namen der Firma, das Datum, die Uhrzeit, die Bruttoeinnahmen, die Stornobuchungen, die Preisnachlässe, die Retouren, die Entnahmen, die EC-Cash oder Card-Zahlungsverkehr sowie den Ausdruck des Nullstellungszähler ausweisen.

Drum denk daran, dieser kleine Knopfdruck auf Z-Bon in deiner Registrierkasse erleichtert dir das Leben und sorgt dafür, dir Ärger erspart bleibt!

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