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Ordnungsgemäße Kassenführung auf den neuesten Stand gebracht

 

Bist du dir unsicher, wie die aktuellen Anforderungen an die ordnungsgemäße Kassenführung sind und wie du vorgehen musst, damit kassenmäßig alles paletti ist? Dann solltest du dir diesen kurzen Artikel durchlesen, der die wichtigsten Anforderungen an die ordnungsgemäße Kassenführung festhält.

Ordnungsgemäße Kassenführung im Überblick

Wenn folgende Dinge über die ordnungsgemäße Kassenführung weißt und sie auch anwendest, kann eigentlich nicht mehr viel schief gehen:

 

Definition der Kassenführung

Unter Kassenführung versteht man sowohl in Österreich als auch in Deutschland die zeitnahe, bzw. tägliche Aufzeichnung von allen Kassenvorgängen. Hingegen gibt es geringe Unterschiede bezüglich der Rechtsgrundlagen und der Vorgaben für eine ordnungsgemäße Kassenführung je nach Land, Geschäftsform und Umsatzstärke.

 

Ordnungsgemäße Kassenführung in Österreich

In Österreich muss die Kassenführung den Grundsätzen der Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten bei der Führung von Büchern, Aufzeichnungen und der Erfassung von Geschäftsvorfällen (§§ 131 und 132 BAO) entsprechen.

Die wichtigsten Punkte für eine ordnungsgemäße Kassenführung in Österreich können wie folgt zusammengefasst werden:

  • Abgabenrelevante Unterlagen müssen aufbewahrt werden.
  • Die Aufzeichnungen müssen einer kundigen Drittperson einen raschen Überblick über die Kassenvorfälle verschaffen.
  • Die Eintragungen müssen geordnet, vollständig korrekt und zeitgerecht (bei Bargeschäften täglich!) erfolgen.
  • Die elektronischen Kassenaufzeichnungen müssen unveränderbar, jederzeit abrufbar sowie lesbar sein.

 

Ordnungsgemäße Kassenführung in Deutschland

In Deutschland gehen die Vorschriften zur Kassenführung aus der Abgabenordnung unter § 146, dem Handelsgesetzbuch unter § 239 und den GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) hervor.

Folgende Eckpunkte solltest du dir dazu merken:

  • Bilanzierungspflichtige (Gesellschaften und Unternehmer mit Umsätzen über € 600.000 pro Jahr) müssen ein Kassenbuch (Aufzeichnung aller Bargeschäfte) führen. Für alle anderen reicht normalerweise ein Kassenbericht in Form einer Zusammenstellung der täglichen Einnahmen und Ausgaben auf der Grundlage eines Kassenzählprotokolls.
  • Sofern zumutbar, müssen Kasseneinnahmen und Kassenausgaben jedoch täglich in Einzelaufzeichnungen festgehalten werden, aus denen die Gegenleistung, der Inhalt der Transaktion und der Namen des Vertragspartners ersichtlich sind. Der Einzelhandel ist in der Regel von dieser Pflicht ausgeschlossen.
  • Nachträgliche Veränderungen von Aufzeichnungen müssen erkennbar, nachvollziehbar sowie begründbar sein.
  • Es besteht eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren für Buchungsbelege und andere relevante Unterlagen. Sofern digitale Daten umgehend abrufbar, lesbar und auswertbar sind müssen sie nicht ausgedruckt werden.
  • Per 1.1.2018 sind die Bestimmungen verschärft worden und das Finanzamt darf jederzeit eine unangekündigte Kassen-Nachschau durchführen, um die Kassenführung sowie die die tägliche Kassensturzfähigkeit zu überprüfen. Daher muss die Kassenführung wirklich laufend erfolgen und jederzeit aktuell sein.

 

So erleichtern dir elektronische Kassensysteme die ordnungsgemäße Kassenführung

Buch- und Kassenführung klingt nach viel Papierkram, aber das muss heutzutage nicht mehr so sein, denn eine elektronische Registrierkasse kann dir die Arbeit in der Buchhaltung wesentlich erleichtern.

Für Österreich stellt sich die Frage eigentlich gar nicht, denn dort gilt seit dem 1.5.2016 eine allgemeine Registrierkassenpflicht für alle Unternehmer mit einem jährlichen Barumsatz über € 7.500 Euro und einem Gesamtumsatz über € 15.000. Dort kommst du also gezwungenermassen in den Genuss der Vorteile eines elektronischen Kassensystems, während es dir in Deutschland nach wie vor freisteht, ob du mit einer herkömmlichen offenen Ladenkasse oder einem elektronischen Kassensystem arbeiten willst.

Falls du also noch zögerst, ob auch du auf eine Registrierkasse oder ein PC-Kassensystem umsteigen willst, dann ist es gut zu wissen, dass dir diese Kassen einen Großteil der Arbeit abnehmen können, da sie alle einzelnen Kassenbewegungen erfassen und speichern. Anstatt zeitaufwendige Berichte zusammenzustellen, kannst du diese dann ganz einfach abrufen und bei Bedarf speichern und/ oder ausdrucken. Ganz zu schweigen von allen zusätzlichen Erleichterungen, die eine solche Kasse im Geschäftsleben mit sich bringen. Die Erfahrungsberichte von zufriedenen Registrierkassen-Nutzern sprechen diesbezüglich Bände.

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Kassennachschau

 

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