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Registrierkassen: Definition, Arten, Anbieter

Man hört und liest viel über Registrierkassen, aber was versteht man genau unter dem Begriff „Registrierkasse“, welche Arten von Registrierkassen gibt es und wer bietet konforme Kassenlösungen an? Im Folgenden haben wir für dich die wichtigsten Informationen zum Thema „Registrierkassen“ zusammengestellt.

 

Definition der Registrierkasse

Je nach Quelle, Gesetzestext und Land fällt die Definition einer Registrierkasse ein bisschen anders aus, aber es sind sich alle einig, dass es sich bei Registrierkassen um elektronische Aufzeichnungssysteme handelt, die bei Verkäufen von Waren und Dienstleistungen die Bargeldumsätze mittels Datenspeicherung festhalten und die dazugehörigen Belege erstellen.

 

Anforderungen an Registrierkassen

In Österreich werden die technischen Anforderungen an die Registrierkasse durch die Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) geregelt, während in Deutschland die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) ausschlaggebend sind.

Aus diesen Texten geht zusammenfassend hervor, dass eine gesetzeskonforme Registrierkasse  fähig sein muss, die einzelnen Bareinnahmen zu dokumentieren, konforme Belege zu erstellen und zu drucken, die Einnahmen aufzusummieren und ein Datenerfassungsprotokoll zu führen. Außerdem muss die Kasse manipulationssicher sein, was bedeutet, dass es nicht möglich sein darf, dass die  erfassten Daten im Nachhinein verändert, ersetzt oder überschrieben oder von Unbefugten manipuliert werden können.

 

Die verschiedenen Arten von Registrierkassen

Die zulässigen Registrierkassen-Arten sind vielseitig und gehören entweder zur Gruppe der geschlossenen oder offenen Kassensysteme:

Geschlossenes Kassensystem: bei dieser Registrierkasse handelt es sich um Kassensysteme, bei denen die Kassensoftware und die Zusatzfeatures schon in der Kasse integriert sind. Diese Lösung ist meist ziemlich kostspielig und eignet sich vor allem für Großbetriebe, die innerhalb kurzer Zeit viele Artikel verkaufen und wo es schnell gehen muss. Diese Kassensysteme sind oft auch über Schnittstellen zu anderen Geschäftsprozessen wie Bestellungen, Lagerbestand, Buchhaltung, Kundenverwaltung, Mitarbeiterverwaltung verbunden.

Offenes System / PC-Kassen: die Kasse besteht aus einer Kassenhardware (Computer, Tablet oder Handy) und einer Kassensoftware sowie zusätzlichen Peripheriegeräten wie beispielsweise Bildschirm, Drucker, Kartenlesegerät oder Scanner. Die Kassensoftware kann hierbei auch webbasiert sein, das heißt, der Kassennutzer loggt sich bei übers Internet in seine Kasse ein. Idealerweise erleichtert die Software auch hier den Geschäftsalltag durch interessante Zusatzfunktionen wie die Verwaltung der Artikel, Kunden und Mitarbeiter oder gar der Belegversand per WhatsApp.

 

Gesetzeskonforme Registrierkassen-Anbieter

Es gibt zahlreiche Kassenhersteller auf dem Markt. Um herauszufinden, welches der Beste ist, kannst du dich zum Beispiel bei anderen Ladenbesitzern aus deinem Umfeld umhören und so erfahren, mit welchem Kassensystem sie arbeiten und ob sie damit zufrieden sind. Eine andere Möglichkeit, um sich über die verschiedenen Kassenanbieter zu informieren, sind die zahlreichen Erfahrungsberichte von zufriedenen Kassennutzern.

Außerdem solltest du wissen, dass sich die meisten Kassenanbieter sich auf bestimmte Branchen und Unternehmenstypen spezialisiert haben. Um dir bei deiner Wahl zu helfen, haben auch wir verschiedene Kassenlösungen für dich getestet. Unter folgenden Links kannst du nachlesen, welche Anbieter sich besonders gut für Kleinbetriebe oder für den Einzelhandel eignen.

Eine gute Übersicht über Kassenanbieter findest du auch auf der Webseite der österreichischen Wirtschaftskammer, die eine Liste aller in Österreich ansässigen Anbieter von zulässigen Kassensystemen sowie Abfragemöglichkeiten nach Region zur Verfügung stellt.

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