In diesen Zeilen möchten wir uns mit der Frage: „Was ist ein Kassenbuch?“ beschäftigen, denn wer sein Geschäft ordnungsgemäß führen möchte, muss eine ganze Reihe von Anforderungen erfüllen, insbesondere, wenn Geld im Spiel ist. Und dazu braucht es dann eine konforme Kasse, ein Kassenbuch oder einen Kassenbericht, ein Kassenzählprotokoll und Co. Aber die wichtigste Voraussetzung, um alles richtig zu machen, ist das Wissen, was mit diesen Begriffen überhaupt gemeint ist.
Im nachfolgenden Artikel erfährst du alles über das Kassenbuch. Wir verraten dir sogar die 6 häufigsten Fehler bei der Kassenbuch-Erstellung – damit du sie nicht machst!
Das versteht man unter Kassenbuch
Wie der Name schon vermuten lässt, hat das Kassenbuch etwas mit der Kasse sowie mit der Buchführung zu tun. In der Tat werden im Kassenbuch alle Bareinnahmen und –ausgaben eines Unternehmens vermerkt. Dabei handelt es sich allerdings nicht gezwungenermaßen um ein Buch, sondern heutzutage wird das Kassenbuch meist computergesteuert erstellt. Im Idealfall liefert dir deine Kassensoftware automatisch alle Daten für einen schnellen Kassenbuch-Export.
So sieht ein ordnungsgemäßes Kassenbuch aus
Das Kassenbuch muss täglich aktuell sein und folgende Eintragungen aufweisen:
– Datum des Geschäftsvorfalls
– Belegart (Beleg oder Eigenbeleg)
– Belegnummer (fortlaufend)
– Buchungstext, aus dem ersichtlich ist, um was es sich beim Geschäftsvorfall handelt
– Umsatzsteuersatz
– Kasseneinnahme (mit Angabe des Betrags und der Währung)
– Kassenausgabe (mit Angabe des Betrags und der Währung)
– Steuerart (Umsatzsteuer oder Vorsteuer mit Angabe des Betrags)
– Kassenbestand nach Kassenschluss
Was ist ein Kassenbuch in Österreich und was ist ein Kassenbuch in Deutschland?
Es gibt keine grundlegenden Unterschiede zwischen einem Kassenbuch in Österreich und in Deutschland. So müssen auf beiden Seiten der Donau der tägliche Saldo nach Kassenschluss, laufende Belegnummern, das Datum, der Betrag der Kasseneinnahme oder Kassenausgabe, der Name des Einzahlers/Empfängers, der Zahlungsgrund sowie der Steuersatz und –betrag festgehalten werden. Natürlich müssen alle steuerrelevanten Daten auch aufbewahrt werden, damit man im Zweifelsfall die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung beweisen kann.
Ist die Kassenbuchführung Pflicht?
Die Kassenbuchführung ist für alle buchführungspflichtigen Gewerbebetriebe mit Bargeschäften Pflicht, das heißt für alle Gesellschaften und Unternehmer mit einem Umsatz über 600.000 € und/ oder einem Gewinn über 60.000 €. Alle anderen müssen ihre Bargeschäfte zumindest in einem Kassenbericht aufzeichnen.
Was ist ein Kassenbuch und was ist ein Kassenbericht?
Wie bereits erwähnt, müssen buchführungspflichtige Unternehmen jedes einzelne Bargeschäft im Kassenbuch festhalten. Wer nicht dazu verpflichtet ist, kann sich mit einem Kassenbericht begnügen. Der Unterschied besteht darin, dass im Kassenbericht zwar die Gesamtheit der tatsächlichen Bareinnahmen und -ausgaben des Tages ersichtlich sein müssen, nicht aber jeder einzelne Geschäftsvorfall. Am Ende ergibt der Kassenbericht dann eine Tageslosung, die der Summe entspricht, die durch Bargeschäfte in die Kasse gelangt sind.
So hilft dir deine Kassensoftware bei der Kassenführung
Ganz egal, ob du ein Kassenbuch oder einen Kassenbericht führen musst, eine gute Kassensoftware unterstützt dich auf alle Fälle bei der Kassenführung. So liefert dir deine Registrier- oder PC-Kasse zum Beispiel alle notwendigen und exportfähigen Daten, damit du dein Kassenbuch im Nu erstellen kannst. Wenn du dein Kassenbuch immer noch in mühsamer Handarbeit zusammenstellst, lohnt es sich bestimmt, auf eine praktische und kostengünstige Softwarelösung umzusteigen.
Warum muss ich eigentlich über meine Kasse Buch führen?
In einigen Branchen fallen immens viele Barzahlungen an. Um diese Barzahlungen transparent und übersichtlich zu halten, hat sich der Staat ein paar Vorsichtsmaßnahmen einfallen lassen – eine davon ist das Kassenbuch.
Durch die Dokumentation stellst du sicher, dass du keine Umsätze unterschlägst. Dies kann schließlich auch aus versehen passieren. Zudem ist es natürlich ein wichtiges Instrument, um Steuerbetrug offenzulegen.
Im Buch werden alle Ein- und Auszahlungen schriftlich oder digital festgehalten. Es werden sozusagen beide Posten in Kontoform gegenübergestellt, sodass am Ende ein Saldo gebildet werden kann. So findest du heraus, wie viel Geld sich wirklich in der Kasse befindet. Gerade beim Jahresabschluss ist der Saldo ein wichtiges Instrument.
Um die verschiedenen Salden zu belegen, solltest du alle Kassenbelege an einem sicheren Ort (und vor allem regelkonform) aufbewahren.
Warum es sich lohnt, Umsätze regelmäßig festzuhalten
In erster Linie klingt die Führung eines Kassenbuchs nach Aufwand. Jedoch sparst du dir durch das Kassenbuch auch eine Menge Ärger mit dem Finanzamt. Gerade kleine und mittlere Unternehmen (KMU), in denen häufig mit Bargeld gearbeitet wird, profitieren vom Führen eines Buchs. Denn hierdurch können Unternehmen eine transparente Übersicht der Bargeld-Posten im Unternehmen erhalten.
Wir raten dir daher unbedingt zur Führung eines Kassenbuches. Sieh es als eine Art Tagebuch, indem du notfalls nachschlagen kannst, wenn mal etwas unklar sein sollte.
Die Pflichten im Überblick
- Unternehmen mit Handelsregistereintrag müssen ein Kassenbuch führen
- Unternehmen, die zur Bilanzierung und doppelten Buchführung verpflichtet sind, müssen ein Kassenbuch führen
- Unternehmen, die einen kaufmännischen Geschäftsbetrieb haben, müssen ein Kassenbuch führen
Kassenbuch Glossar – Wichtige Begriffe
Es kann schwierig sein, bei all den Begriffen den Überblick zu behalten. Gerade weil viele dieser Begriffe auch aus Gesetzestexten kommen – hier ist Komplexität ja sowieso vorprogrammiert. Wir haben dir daher nachfolgend ein paar wichtige Begriffe aufgelistet und erklären dir, was sie bedeuten.
- Kassenbuch
Hier hältst du alle Geschäftsvorfälle deines Unternehmens fest, die mit Bargeld abgewickelt wurden.
- Registrierkasse
Erfassungsgerät, das den Umsatz vom Bargeld abrechnet und einen Beleg darüber erstellt. Zudem kommt eine Registrierkasse in der Regel immer dann zum Einsatz, wenn Waren oder Dienstleistungen verkauft werden.
- Barkasse
Als Barkasse wird ein konkreter Gegenstand bezeichnet. Mit dem Inhalt der Barkasse können z. B. kleinere Ausgaben realisiert werden.
- Kasse
Alle Ein- und Auszahlungen fallen unter den eher abstrakten Begriff „Kasse“.
Wie mache ich Korrekturen im Kassenbuch?
Da wir alle Menschen sind, sind Fehler beim Führen des Kassenbuchs vorprogrammiert. Aber wie geht man damit um? Grundsätzlich gilt, dass Fehler in analog geführten Kassenbüchern weitaus schwerer zu korrigieren sind, als in digitaler Form. In digitalen Kassenbüchern, haben Fehler nämlich kaum noch eine Chance, da das System immer direkt abgleicht, welche Geschäftsvorfälle getätigt wurden.
Fehler im analogen Kassenbuch zu berichtigen ist aus verschiedenen Gründen etwas unangenehm. Bei einer Betriebsprüfung schauen die Prüfer hier nämlich gerne genauer hin – und nehmen sich etwas mehr Zeit für dein Unternehmen.
Korrekturen im Kassenbuch kannst du folgendermaßen vornehmen:
- Markiere die fehlerhafte Buchung
- Achte jedoch unbedingt darauf, dass der Eintrag weiterhin lesbar ist
- Erstelle einen neuen Eintrag
- Eine Änderung muss für Dritte immer zu 100 % nachvollziehbar sein
Wenn du mit einer Software arbeitest, gelten natürlich die gleichen Regelungen. Buchungen darfst du also in keinem Fall einfach so löschen. Die Nachvollziehbarkeit muss jederzeit gegeben sein. Sonst wird die Betriebsprüfung schnell zum Horror.
Typische Fehler, die du bei der Führung des Kassenbuchs vermeiden solltest
Keine Sorge. Du bist nicht der einzige Unternehmer, der ein Kassenbuch führen muss. Wir zeigen dir, welche klassischen Fehler du auf jeden Fall vermeiden solltest.
- Kassenbuch im Nachhinein ändern
Wie bereits erwähnt, solltest du dein Kassenbuch nicht im Nachhinein ändern. Und falls du Korrekturen durchführst, müssen sie zu 100 % nachvollziehbar sein.
- Belege nicht im Kassenbuch hinterlegen
Oft vergessen Unternehmer, Belege direkt im Kassenbuch zu hinterlegen. Wenn du noch analog arbeitest, solltest du Rechnungsbelege immer in deinem Kassenbuch sammeln. Nur so kannst du Ausgaben und Einnahmen auch wirklich beweisen.
- Keine regelmäßige Zählung durchführen
Du musst deinen Kassenbestand regelmäßig zählen. Egal, wie sorgfältig du dein Kassenbuch führst.
- Zahlungsein- und ausgänge nicht richtig buchen
Einer der häufigsten Fehler ist es, die Eingänge und Ausgänge von Zahlungen nicht richtig zu buchen. Achte vor allem darauf, dass du Einzahlungen vom Geschäftskonto sowie Privatentnahmen im Kassenbuch festhältst.
- Zeilen freilassen
Viele Unternehmer möchten das Kassenbuch extra ordentlich führen und lassen dementsprechend zwischen den einzelnen Posten eine Zeile frei. Diesen Fehler solltest du unbedingt vermeiden, denn ein solches Freilassen von Zeilen wird mit einer Ordnungswidrigkeit bestraft. Warum? Nun, in die freigelassenen Zeilen könntest du nachträglich Dinge eintragen.
- Saldobestände nicht regelmäßig abgleichen
Wenn du deine Salden nicht regelmäßig prüfst, kommt es zu Abweichungen und letztendlich zu Fehlern. Auch hier beträgt die Aufbewahrungspflicht insgesamt 10 Jahre – du solltest also dafür sorgen, dass dein Kassenbuch sowie alle dazugehörigen Belege mindestens 10 Jahre sicher verwahrt werden. Gerade bei Belegen musst du daher auf eine gute Beschaffenheit achten.
Fazit zu: Das Führen eines Kassenbuchs sorgt für Transparenz
Wir haben dir in diesem Artikel gezeigt, warum es Sinn macht ein Kassenbuch zu führen. Gerade die 6 häufigsten Fehler solltest du vermeiden, wenn du dein Kassenbuch ordentlich führen möchtest. Denn Betriebsprüfer kennen im Normalfall keine „Entschuldigung“.
Eine moderne Kassensoftware kann dir bei der ordnungsgemäßen Erstellung deiner Buchhaltung in jedem Fall helfen. So sparst du nicht nur wertvolle Zeit, sondern vermeidet auch lästige Fehler, die im schlimmsten Fall zu einer detaillierten Betriebsprüfung führen.
Du solltest dich also in erster Linie ganz genau über die verschiedenen Fallstricke hinsichtlich der Kassenbuch-Erstellung informieren. Zudem macht es Sinn, von analoger Arbeit auf digitale Arbeit umzusteigen – denn hier passieren weniger Fehler und der Prozess optimiert sich von ganz allein.
Hast du schon mal daran gedacht, die Erfassung von Zahlungen zu automatisieren? Ein innovatives Kassensystem kann dir dabei helfen. Es ist jedoch nicht immer einfach, sich einen Überblick zu den verschiedenen Funktionen eines Kassensystems zu machen. In diesem Fall hilft dir unsere Suchmaschine dabei, ein Kassensystem zu finden, das zu 100 % zu dir passt.